Система автоматизации процесса управления предприятием

ERP-система для управления предприятием – это интегрированное приложение, с помощью которого создается единая автоматизированная система учета, анализа, планирования и контроля финансово-хозяйственных операций предприятия. Она включает в себя ряд модулей, набор которых формируется с учетом специфики бизнес-процессов конкретной компании. К примеру, управление складом, логистика, снабжение, финансы, производство и т.п.

Sage ERP X3 в компании Sonnax

Sonnax Компания расположена в Беллоуз Фоллз (штат Вермонт, США). Sonnax конструирует, производит и поставляет компоненты для ремонта и обслуживания автоматических трансмиссий.

Результаты


  • Более быстрые и точные ответы на запросы заказчиков.
  • Дополнительное конкурентное преимущество благодаря расширенным возможностям расчета цен.
  • Бизнес-процессы упрощены и автоматизированы.
  • Более короткий цикл выполнения заказа.

Назначение системы

Главная цель ERP-системы заключается в достижении конкурентных преимуществ путем оптимизации финансово-хозяйственной деятельности компании и сокращения издержек. Для этого применяются методы управления и планирования, которые позволяют решить следующие задачи:

  • сокращение складских запасов. Посредством ERP-системы осуществляется управление и контроль уровнем запасов на предприятии, предотвращается их излишек и дефицит;
  • уменьшение объема незавершенного производства. При помощи автоматизации предприятия изготовление продукции планируется, исходя из реального спроса на товар. При этом производственный процесс осуществляется в соответствии со сроками, к которым необходимо выполнить заказ клиента;
  • повышение эффективности деятельности компании. Использование ERP-системы дает возможность оптимизировать затрачиваемое на выпуск продукции время за счет рационализации бизнес процессов;
  • повышение скорости реакции на изменяющиеся условия. С помощью автоматизации управления можно контролировать фактический уровень производительности каждой производственной единицы, сравнивать данные с плановыми показателями, своевременно корректировать этапы изготовления. В результате сокращения цикла производства и исполнения заказов становится возможным более гибкое реагирование на колебания спроса.

Элементы информационной системы управления

Система автоматизации управления предприятием включает в себя:

  • блок управления информационными потоками компании;
  • технологическая платформа и коммуникационные средства;
  • система управления базами данных, системное и обеспечивающее ПО;
  • программные продукты для автоматизации распределения информационных потоков;
  • регламенты применения и развития программных продуктов предприятия;
  • IT-подразделение или другие сервисные службы;
  • пользователи системы.

Автоматизация управления производством опирается на единую базу данных, которую используют в своей работе бухгалтерия, маркетинговый отдел, производство, складской комплекс, кадровая служба и т.д. Зарегистрированная в ней информация, хранится в открытом доступе для всех структурных подразделений компании. Формируется система электронного обмена сведениями внутри организации, а также между фирмой и поставщиками, потребителями.

Классификация ERP-систем

ERP-системы управления предприятием классифицируются по следующим признакам.

По уровню интеграции

  • Локальные. Направлены на выполнения отдельных задач управления (бухгалтерский учет, анализ и т.п.). Используются на малых и средних предприятиях.
  • Интегрированные. Основаны на единой программно-аппаратной технической платформе и общей базе данных. Функциональные подсистемы (модули) взаимодействуют посредством единой системы обработки информации. Этот процесс базируется на основе технологии «клиент-сервер».

По возможности поддержки корпоративного управления

  • Средние. Созданы для управления ресурсами компании и охватывают такие направления деятельности предприятия, как финансовый учет, производство, сбыт, управление персоналом, логистика и т.д. Ядром системы является цепочка планирования «закупки-производство-сбыт».
  • Крупные. Ориентированы на глубокую поддержку процессов управления многофункциональных предприятий и групп предприятий, а также на корпоративную консолидацию, глобальное бюджетирование и планирование, распределение сложных финансовых потоков и т.п.

По степени реализации возможностей поддержки уровней управления предприятием

  • Системы обработки сведений/транзакций. Применяются для решения управленческих задач предприятия на оперативном уровне, а также для регистрации информации и обработки событий, связанных с бизнес-процессами. Главная задача таких систем – достижение максимальной скорости прохождения информационных потоков, образующихся между субъектами финансово-хозяйственной деятельности.
  • Информационные системы управления. Используются для осуществления среднесрочного планирования, а также для анализа и организации бизнес-процессов.
  • Системы поддержки принятия решений. Предназначены для принятия долгосрочных стратегических решений, определяющих основные направления деятельности предприятия на длительный период. На основе данных системы реализуются задачи продвижения товара на новые рынки сбыта, определяются источники финансирования и привлечения инвесторов.

Возможности ERP-систем

Планирование. ERP-система позволяет формировать эффективную программу сбыта продукции, создавать детализированный оперативный план производства, который является основой для прогнозирования и управления заказами на закупку и изготовление. С ее помощью осуществляется бюджетирование и финансовое планирование.

Учет. Автоматизация процессов управления обеспечивает оперативное выполнение калькуляции прямых затрат, которые относятся к выпускаемой продукции (материальные, трудовые, расходы, связанные с технологическими, проектными и обслуживающими работами), а также косвенных – распределяемых в соответствии с центрами финансовой ответственности.

Анализ. ERP-система позволяет анализировать фактическую реализацию задач. Благодаря оперативному получению данных о результатах деятельности предприятия, управляющее подразделение имеет возможность проводить сравнительный анализ планов и текущих экономических показателей в режиме реального времени.

Управление. ERP-система позволяет получать достоверные данные о состоянии запасов, наличии и движении денежных средств, производстве и т.п. За счет чего управленческий персонал имеет возможность принимать обоснованные управленческие решения.

Этапы внедрения ERP-системы

Процесс внедрения системы автоматизации управления предприятием подразделяется на следующие этапы:

  • организация проекта. Включает подготовку проекта интеграции системы, определение бизнес целей и прогнозирование результатов от внедрения, формирование технической инфраструктуры;
  • разработка концептуального проекта. Включает анализ специфики стратегии предприятия, исследование бизнес процессов, решение задач для реализации стратегии и финансово-хозяйственных операций, детализацию плана по их реализации;
  • реализация. Включает корректировку модели системы, программирование ключевых БП, выявление функциональной недостаточности и создание расширенной системы, конфигурирование программ по переносу информации, разработку отчетных форм, проведение подготовительных мероприятий к интеграционному тестированию, организацию пользовательских документов и обучающих материалов;
  • завершающая подготовка и запуск. Включает подготовку системы автоматизации к эксплуатации, обучение пользователей работе в системе, выявление недочетов и ошибок в процессе применения, оценку результатов интеграции и регистрацию итогов внедрения.

Преимущества внедрения ERP-системы управления на предприятии

Интегрирование различных видов деятельности компании. Различные бизнес процессы предприятия взаимосвязаны между собой. Информация о них, хранившаяся до внедрения в неоднородных системах, интегрируется. Это создает необходимые условия для оперативного межфункционального планирования ресурсов предприятия.

Использование эффективных методологий. Система включает более тысячи современных методов автоматизации управления бизнес-процессами компании. Данные способы могут быть применены для оптимизации деятельности и управления предприятием.

Возможность организационной стандартизации. Автоматизация управления ресурсами компании позволяет создавать организационную стандартизацию для подразделений, имеющих различное месторасположение. Например, деятельность подразделения с нестандартными процессами может быть оптимизирована с помощью организационных наработок эффективно функционирующего подразделения. Предприятиям, имеющих филиалы и представительства, внедрение системы позволяет создать единый образ на рынке, что положительно влияет на ее имидж.

Устранение информационной асимметрии. Автоматизация процесса управления предприятием позволяет структурировать информацию в единой базе данных, что исключает возникновение ее искажений и способствует повышению уровня контроля. Сведения становятся доступными для управленческого персонала и служащих компании, в результате снижается потребность в малоценных работниках.

Возможность доступа к информации в реальном времени. В неавтоматизированных системах большой объем информации первично регистрируется на бумажном носителе. Затем данные передаются в подразделения компании, где данные агрегируются или фиксируются в электронном формате. С помощью ERP-системы информация собирается у источника, вводится в базу данных и становится доступной для других пользователей. Обеспечение одновременного доступа сотрудников к данным. Большая часть информации о бизнес-процессах предприятия вводится в единую базу данных единожды. Сведения становятся доступными всем пользователям в режиме реального времени. Это обеспечивает единое информационное поле для оперативного планирования, управления и контроля, в отличие от традиционных систем.

Возможность взаимодействия и сотрудничества внутри организации. ERP-система автоматизирует управление взаимосвязанными процессами, что способствует усилению взаимодействия между подразделениями внутри компании. Стандартизация дает возможность для развития сотрудничества, поскольку вероятность возникновения противоречий минимизируется. Единая база данных обеспечивает информацией географически удаленные подразделения, что также способствует взаимодействию.

Факторы выбора ERP-системы

Выбор системы автоматизации управления предприятием основывается на заранее заданных и утвержденных критериях ее оценки. При этом учитываются следующие факторы.

  • Потребности и возможности компании. Выбор программного обеспечения для автоматизации управления является ответственным процессом. Принимать решение необходимо после осуществления комплекса подготовительных мероприятий.
  • Объективную оценку поставщика. Выбор разработчика программного обеспечения требует взвешенного подхода и проведение подготовки внутреннего проекта, в состав которого входят исследование предметной области и составление структурированных требований. Выбираются поставщики, которые могут предоставить детальную информацию о сроках и затратах на реализацию проекта, привести развернутое обоснование и аргументацию.
  • Необходимость в реинжиниринге бизнес-процессов. Внедрение системы автоматизации управления предприятием не всегда требует полной «перестройки» бизнес-процессов компании. Чем более гибкой является система управления предприятием, тем меньше ее внедрение воздействует на сами процессы, тем быстрее осуществляется и внедрение, и адаптация пользователей. Разумеется, заведомо неэффективные бизнес-процессы автоматизировать не стоит, и, как правило, при внедрении ERP бизнес-процессы не только автоматизируются, но и оптимизируются.
  • Потребность в услугах консультантов. Для реализации проекта внедрения программного комплекса и реинжиниринга финансово-хозяйственной деятельности рекомендуется нанимать специалистов, которые имеют успешно реализованные проекты и владеют методологической базой. Автоматизация процессов управления затрагивает в первую очередь изменения в информационной инфраструктуре менеджмента. По этой причине ее реализацию стоит доверить экспертам в соответствующей области.