Автоматизация учета

Все большее число организаций уделяет внимание управленческому учету. Актуальность административного контроля заключается в том, что современным компаниям не хватает объема данных, который может быть получен методами бухгалтерского учета. Необходимость создания эффективных управленческих инструментов продиктована многообразием и сложностью процессов по оптимизации бизнес-процессов, повышением эффективности и прозрачности деятельности, рационализацией потребления ресурсов, а также важностью учета достижения основных показателей работы и ускорения принятия административных решений. Основой решения этих задач является система управленческого учета.

Sage ERP X3 в общественной организации FCCN

FCCN FCCN осуществляет планирование, управление и деятельность в рамках Сети "Наука, технология и общество" (RCTS), а также участвует в деятельности различных международных организаций: RIPE (Local Internet Registry), DANTE (Delivery of Advanced Network Technology to Europe). FCCN также обладает компетенцией по управлению услугой регистрации доменов в зоне PT.

Результаты

  • Обеспечение динамики операционных процессов при сохранении высокого уровня исполнительской дисциплины.
  • Обеспечение гибкости анализа финансовой и аналитической информации.
  • Совершенствование механизмов составления отчетности подразделений, обеспечивающих финансирование, и подразделений, обеспечивающих управление и принятие решений.

Особенности управленческого учета

Управленческий учет – это система информационной поддержки административного отдела, основанная на накоплении, анализе, определении, измерении, переработке и передаче данных о внутренних и внешних процессах хозяйственной деятельности организации. Основной целью управленческого учета является предоставление менеджерам предприятия полного объема необходимой информации в целях оптимизации различных сфер административной работы: организационной, регистрационной и стимулирующей. Этот вид управленческого учета формируется на основании требований клиента к программе по предоставлению данных и не регламентируется в законодательном порядке.

Учет индивидуальных потребностей компании. Основным критерием успешной реализации системы управленческого учета является оперативность получения необходимой для принятия решений информации. Формирование этого управленческого ресурса осуществляется в индивидуальном порядке для каждого предприятия с оптимизацией под специфику его деятельности. Корректно реализованная система управленческого учета дает возможность в сжатые сроки получать необходимые для работы менеджмента сведения в наиболее удобных форматах, что положительно сказывается на сроках принятия корректных административных решений.

Автоматизация обработки информации. Ведение управленческого учета подразумевает осуществление значительного количества разнообразных операций. В условиях отсутствия автоматической системы трудозатраты на обработку такого объема информации превышают допустимые значения и не удовлетворяют требованию оперативного формирования необходимых менеджерам данных. Становится практически невозможно получить необходимые сведения приемлемого качества в установленные сроки. Применение системы управленческого учета предполагает накопление, анализ, определение, измерение, переработку и передачу данных о внутренних и внешних процессах деятельности организации. Применение автоматизации управленческого учета позволяет оптимизировать бизнес-процессы, увеличить рациональность использования ресурсов, а также повысить скорость принятия административных решений.

Способы автоматизации

Тип автоматизации управленческого учета определяется, исходя из специфики поставленных перед административным контролем задач, а также уровнем готовности компании к формированию комплексных решений. Варианты автоматизации требуют различных подходов к выбору программных средств. Ориентируясь на практический опыт формирования автоматизированных систем управленческого учета, можно выделить следующие варианты решения.

  • Внедрение ERP-системы. Данный метод предполагает формирование полноценной системы административного контроля в компании. Автоматизация комплекса управленческого учета производится на основе ERP-систем.
  • Использование BPM- и BI-систем. Данный метод предполагает использование административных данных, полученных из различных информационных систем. Автоматизация системы управленческого учета производится посредством использования аналитических комплексов типа BI (Business Intelligence) и BPM (Business Performance Management) на основе OLAP-технологий.
  • Комплексное решение. Данный метод учета предполагает формирование корпоративного хранилища информации.

Ведение полноценного управленческого учета на предприятии

ERP – это комплекс специализированных программ, предназначенных для непрерывной оптимизации и балансировки ресурсов предприятия, а также для интеграции процессов производства. Модульный принцип построения большинства современных комплексов ERP позволяет заказчику самостоятельно выбирать и внедрять только те пакеты, которые действительно востребованы в деятельности его компании. Программы ERP различаются по содержанию и названиям, однако существует типовой набор функций для софта данного класса.

Типовые функции ERP-систем

  • Ведение конструкторских и технологических спецификаций. Эти спецификации определяют материальные ресурсы и операции, необходимые для производства изделия (в т. ч. и маршрутизацию), а также состав готовой продукции.
  • Управление спросом и формирование планов продаж и производства. Данный набор функций предназначен для составления прогнозов спроса и возможности планирования производства конкретной продукции.
  • Планирование потребностей в материалах. Данный набор функций позволяет определить объем ресурсов, (сырья, комплектующих и т. д.), требуемых для выполнения плана производства, а также размеры партий продукции, сроки поставок и т. д.
  • Управление запасами и закупочной деятельностью. Эта группа дает возможность организовать оптимизацию и учет складских запасов, сформировать систему централизованных закупок, осуществить ведение договоров и т. д.
  • Планирование производственных мощностей. Данная функция позволяет вести учет свободных мощностей и планирование их загрузки. Также эта группа включает укрупненный детальный учет доступных мощностей (до отдельных производственных центров включительно), что дает возможность оценивать реалистичность планов работы.
  • Финансовые функции. Эта группа включает в себя функции контроля и оперативного распределения денежных средств, а также управленческого учета.
  • Функции управления проектами. Данный пакет обеспечивает планирование проектов, задач и требующихся для их реализации ресурсов.

Рис.1 Трансформация данных из управленческого учета

Автоматизация управленческого учета на основе платформы ERP рассчитана на формирование системы учета всего объема операций в масштабе группы компаний. При этом используется общий для всего объединения предприятий план счетов с максимальной детализацией аналитик и субсчетов, данные которых могут потребоваться для иных видов контроля. Сводные проводки и первичная документация учитываются в рамках управленческого учета, информация из которого при необходимости трансформируется для создания возможности ведения других видов контроля. Применение данных различных программных элементов ERP в разрезе аналитик и справочников общего назначения дает возможность оперативно создавать нужные управленческие отчеты.

Преимущества

  • Обеспечение информацией о деятельности каждого работника предприятия в режиме реального времени (т. е. детального управленческого учета).
  • Качественное увеличение эффективности работы организации, рост производственной и финансовой дисциплины сотрудников, а также повышение прозрачности бизнес-процессов.
  • Формирование управленческой и бухгалтерской отчетностей на основе единого пакета первичной информации.
  • Встроенные опции контроля операций учета.

Недостатки

  • Внедрение единой управленческой системы и описание бизнес-процессов требуют значительного времени (нескольких лет).
  • Аналитика, формируемая системами ERP, зачастую оказывается невостребованной – степень экономии в данном случае окажется меньше, чем объем расходов на внедрение управленческой системы.
  • Большинство бизнес-процессов потребуют реорганизации.
  • Высокая стоимость внедрения системы.

Использование управленческой информации из различных информационных систем

Увеличение количества задач по автоматизации управленческого учета с использованием систем классов BPM и BI основывается на недоступности информации большинства организаций для централизованного мониторинга и анализа. Основная особенность аналитических комплексов – ориентированность на конечного пользователя, который должен иметь возможность сформировать отчет или необходимое исследование без обязательного привлечения программистов.

Задачи, которые решают аналитические системы:

  • получение и структурирование данных, содержащихся в различных информационных системах с последующим преобразованием сформированного материала в полезные знания и информацию;
  • формирование единого информационного поля, построение анализа и получение требуемых сведений;
  • мониторинг деятельности;
  • формирование корпоративной отчетности;
  • изучение полученных данных, создание прогнозов и выработка решений;
  • увеличение эффективности инвестиций в комплексы ERP.

Рис.2 Пример взаимодействия аналитической системы с другими ИС

Преимущества

  • Относительно невысокие сроки внедрения (2–6 мес.).
  • Значительные возможности моделирования, анализа, планирования и конфигурации отчетности.
  • Потенциальная автоматизация всех уровней планирования.
  • Наличие дополнительных ресурсов для формирования единой базы данных по нескольким предприятиям.
  • Относительно невысокая стоимость внедрения.

Недостатки

Аналитические системы функционируют исключительно совместно с транзакционными комплексами (в т. ч. программами учета).

Комплексное решение

Корпоративное хранилище данных (КХД) – это программное обеспечение для архивирования информации и фильтрации первичных сведений.

Виды информационных систем. Формирование автоматизации управленческого учета с применением КХД предполагает использование следующих типов информационных комплексов:

  • системы нормативно-справочных данных. Данный тип предназначается для ведения классификаторов и справочников, в т. ч. управленческого плана счетов. Также он используется для обеспечения единых данных во всех применяемых комплексах. Этот вид систем содержит сведения о планах счетов, методические рекомендации, различные аналитические справочники и т. д.;
  • системы ввода первичных документов. Данный тип включает в себя модули учетных, бухгалтерских или ERP-комплексов, а также иные самописные или покупные системы;
  • учетные системы. Данный тип используется для ведения производственного, бухгалтерского, складского, а также иных видов учета;
  • хранилища информации. Этот вид представляет собой интегрированные коллекции собранных из различных систем данных.
  • аналитические комплексы класса BI и BPM. Такие варианты предназначены для разработки планов деятельности предприятия: формирования бюджета (ввода информации, согласования, утверждения), а также прогнозирования результатов.

Порядок действий

Ввод первичной информации. Данный этап может быть выполнен сотрудниками организации на местах. Реализация этой задачи осуществляется посредством четных подсистем (например, комплексов учета ресурсов или системы для контроля работы с клиентами), а также специализированного софта, интегрированного с бухгалтерской программой. Введенная информация попадает в бухгалтерию.

Ввод в учетную систему. Бухгалтер изучает полученные сведения, при необходимости корректирует информацию и импортирует ее в систему учета, где документация конвертируется в набор проводок. Также предусматривается возможность контроля уже произошедших, но еще не получивших документального подтверждения событий. После введения первичных данных в учетную систему информация в требуемом формате поступает в корпоративную базу данных, сопровождаемая набором необходимой аналитики.

Формирование отчетов. Аналитическая система создает отчеты по пользовательскому запросу на основе данных из КХД согласно заложенному в нее функционалу. В результате администратор получает отчеты с требуемой периодичностью и в необходимом формате.

Преимущества

  • Широкие возможности по анализу, планированию, моделированию, а также конфигурации отчетности.
  • Потенциальная автоматизация всех уровней планирования.
  • Обеспечение информацией о деятельности каждого работника предприятия в формате реального времени (т. е. развернутого управленческого учета).
  • Существенное повышение эффективности деятельности компании, производственной и финансовой дисциплины сотрудников, а также прозрачности бизнес-процессов.
  • Составление управленческой и бухгалтерской отчетности на основе одних и тех же первичных данных.
  • Встроенные функции контроля операций учета.

 Недостатки 

  • Необходимость реорганизации большинства бизнес-процессов.
  • Значительные сроки внедрения.
  • Высокая стоимость внедрения.

Типичные проблемы и ошибки российских компаний при автоматизации управленческого учета

  • Отсутствие IT-стратегии или недостаточное взаимодействие со стратегией развития предприятия.
  • Отсутствие отработанной постановки задачи автоматизации системы управленческого учета, а также технического задания на автоматизацию.
  • Попытки автоматизации управленческого учета до решения организационных вопросов и выработки методологии.
  • Отсутствие участия руководства в процессах разработки и внедрения системы.
  • Неверное распределение ролей Исполнителя и Заказчика при интегрировании системы.
  • Отсутствие мотиваций сотрудников предприятия при внедрении системы.
  • Использование услуг различных IT-консультантов по решению одной задачи или взаимосвязанного комплекса задач.
  • Попытки одновременной автоматизации всех процессов.

Необходимо сформировать у сотрудников уверенность в достоверности, закономерности и выверенности результатов, полученных в ходе деятельности предприятия, а также в результате осуществления любых инициатив и проектов. Согласно утверждениям все большего количества менеджеров, скорость принятия управленческих решений снижается по причине избытка поступающей информацией, а не из-за ее нехватки.