В современном мире практически каждая компания имеет архив, поэтому перед каждым руководителем встает вопрос, что выбрать: размещать хранилище прямо в помещениях компании или же отправить бумаги на внеофисное хранение. Последний способ считается более современным и эффективным, и в этой статье мы объясним вам, почему.
Физическая защита
При передаче бумаг на внеофисное хранение вы можете быть уверены в том, что ничего не угрожает их физической безопасности. Дела хранятся в современных, специально оборудованных для этого помещениях, в которых установлены системы пожарной и охранной сигнализации, различные средства пожаротушения, практичное оборудование, отвечающее за световой, температурный и влажностный режим. Кроме того, для размещения используются специальные металлические стеллажи, вместительные и удобные короба и папки. Подробнее с оснащением таких помещений можно ознакомиться здесь http://pga-spb.ru/hranenie_dokumentov.
Защита информации
Следующий очень важный момент заключается в том, что все сведения, которые вы передаете на хранение надежно защищены от доступа третьих лиц. Для этого используются следующие методы:
- уже названная охранная сигнализация защищает от проникновения злоумышленников;
- система шифровки исключает какие-либо разборчивые указания на то, какие именно документы находятся в том или ином коробе и к какой компании они относятся, поэтому даже если предположить, что преступник попадет в помещение, он просто не сможет отыскать нужное;
- каждый руководитель лично составляет список лиц, имеющих доступ к архиву, никаким другим людям бумаги не будут выданы ни при каких обстоятельствах.
Идеальный порядок в бумагах
Передав архив профессионалам, вы больше не будете беспокоиться о том, в каком состоянии он находится. Ответ будет прост и однозначен: в идеальном. Все документы проходят предварительную обработку, а затем помещаются в папки, а затем в короба. Каждый короб вмещает 7 дел в регистраторах или 12 дел без них, а также закрывается крышкой, что создает дополнительную защиту от света и пыли.
Если вам потребуется какая-то бумага для работы, то по окончании она будет возвращена на место, а архив вновь приведен в первоначальное состояние.
Удобное взаимодействие
Главный аргумент, который обычно озвучивают сомневающиеся: «А если мне потребуется поработать с содержимым?» Для этого у солидных компаний предусмотрено несколько вариантов: от хорошо оборудованных рабочих мест прямо в хранилище до возможности передать нужные листы или их копии с курьером, отправить по факсу или электронной почте.
Экономия места
Ну и, наконец, последний пункт, который тем не менее считается едва ли не самым важным: вынос всех бумаг а пределы офиса освобождает много места, это значит, что вы сможете либо не платить за аренду лишней площади, ибо просто более комфортно распределить сотрудников по помещению.
